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Outlook里创建“on behalf of”规则

我用的Outlook 2016。

比如我最近审稿的期刊发来的邮件,其发件人为 “xxxx@lzb.ac.cn 代表; Land Degradation & Development <onbehalfof+anna.smetanova+gmail.com@manuscriptcentral.com>”,前面lzb邮件是我本人。这时我想创建一个规则把来自LDD的邮件归类,简单的规则创建就不行了,“总是移动来自此人的邮件”里出现的并非真实的发件人地址。

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使用数字证发送安全电子邮件

Zhuotong Nan (giscn@msn.com)

使用数字证发送安全电子邮件

数字证书是保证电子邮件安全的重要手段。用在email里,主要是两个作用,1. 用数字签名表明你的身份,证明这个邮件是你发出去的,2. 对内容和附件进行加密,确保只能被指定收件人阅读。

首先我们需要申请一个数字证书。多数是收费的。但也有一些优秀的证书认证机构提供个人用免费证书。

申请证书

我申请的是StartSSL的免费个人证书。网址是 https://www.startssl.com。申请其中的StartSSL Free (Class 1)级别证书。

点进 https://www.startssl.com/?app=11&action=regform 这个页面,进行注册。

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在其中填写真实的内容,真实很重要,否则可能不能通用。点Continue,将发送邮件填写的e-mail里。接下去的网页需要填写一个代码。这个代码是发到刚才填写的邮箱里。

收到的email类似于下面,里面有一个代码。比如,

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其中GMrBfhNfSgP4TcED 便是需要的验证码。将之填写continue后出现的那个页面里。继续Continue。出现等待认证的信息。这可能需要一些时间,等认证通过后,此公司会发送一个邮件过来,表明已经通过,并提供一个链接,点击此链接继续,以生成我们需要的数字证书。此邮件如,

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点以上链接进入获取证书的页面。注意这里面仍然有一个代码,如果需要验证,用这个代码。进到页面后,会提示生成相关的钥匙需要一些时间。等生成完成后,安装到浏览器。比如我用的Chrome,页面上会出现一个视图,说明生成的Key已经被安装在Chrome里。

导出证书

生成的证书是安装到浏览器里。我们需要导出并保存,以便在电子邮件客户端里进行使用。在Chrome里,点击“设置”,在设置页面,点击“显示高级设置”,下拉到页底,可以看到HTTPS/SSL 下的管理证书按钮。

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点击管理证书,可以看到我们已经安装的证书。点击 Export… 导出。在导出向导里,选择 Yes, export the private key。此后在 Include all certificates in the certifcation path if possible 和 Export all extended properties 两个上打勾,点下一步。

因为私人密钥十分关键,所以必须使用密码保护,以防止被人未经授权安装。在此页面上,敲入密码,并重复。注意保存这个密码,否则此证书将来可能不能被安装。

此后指定导出证书的保存位置和文件名。导出完成。

安装到Outlook 2010

打开Outlook 2010,在文件选项卡上,选项 > 信任中心 > 信任中心设置 > 电子邮件安全。

在导入/导出里导入前面步骤得到的数字证书。

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导入文件里选择上一步骤保存的证书文件。填写上一步骤设定的密码。给定一个数字标识名称(可以自己取,比如以自己的名字命名)。

导入成功后,关闭Outlook再打开,进入“电子邮件安全性”,可以看到 默认设置中已经出现刚才导入的证书设置。如,

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在“给待发邮件添加数字签名”上打勾。由于国内很少人用数字签名,所以不建议在“加密待发邮件的内容和附件”上打勾。当新邮件需要加密时,有选项可以单另加密即可。

测试证书

1. 测试数字签名。

新建电子邮件,在subject里填入 test。发给自己的邮箱。在“选项”里确认“签署”已经选定。

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发送。

单击接收邮件。可以收到刚才发送的新邮件。比如我的例子,

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可以看到签名者,右侧还有证书的标记。表明,这个邮件毫无疑问是来自 nztong@lzb.ac.cn 这个人。别人不可能发出这个邮件(因为别人不可能有此私钥)。

点击认证图标,可以看到数字签名的相关信息。其中包括发件人的公共钥匙。

2. 测试发送加密邮件。

我们只能给拥有数字证书的联系人发送加密邮件。其中的原理是这样的,我们使用收件人的公共钥匙,对发送的信息进行加密,收件人收到后,使用他的私钥进行解密阅读。

那么我们如何得到对方的公共钥匙呢。比如我们的第1个测试,加了签署的发信人一并附送了他的公共钥匙。我们要做的是将有数字签名的联系人保存下来。如果已有此人存在,Outlook会自动合并进已有联系人。

把数字签名存到联系人后,我们就可以给该联系人发送加密邮件。

新建邮件,在选项卡里 选择“加密”(即签署上方)。点击发送即可。如果收件人没有数字证书,那么会提示加密问题,如,

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这时仍然可以选择不加密发送。

比如我对自己进行加密发送,收到的邮件如,

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注意到加密的标记(锁),说明这个邮件是加密的,只有我能够阅读。

郁闷,icloud把outlook搞的一团糟

在pc上安装了icloud,希望把apple device与outlook同步到一起,同步了后,才发现icloud把personal folder里的日历、联系人、任务都移到icloud文件夹里,删除掉了 personal folder里的内容。而我的personal folder曾经花了不少的时间来分组,全丢失掉了。

检索Google,发现很多人大呼 nightmire。主要是同步时,没有任何提示会大搞outlook里的内容呀。

从icloud里sign out,会提示是否keep a copy,选是,会把icloud的内容备份一份到outlook里,部分恢复了outlook,但分组等信息彻底丢掉。

shit icloud.

Outlook 2007最近更新问题

这两天总感觉Outlook 2007变得很慢,打开文件夹比较费劲。检索了一下Google,看到一则新闻,意思是Outlook 2007的最近一个更新(KB2412171)导致这个问题。

来自微软的帖子在这里:http://blogs.msdn.com/b/outlook/archive/2010/12/17/issues-with-the-recent-update-for-outlook-2007.aspx

大致说这个更新会导致三个问题:

§ Outook无法连接,如果帐户配置为安全密码验证(SPA)而邮件服务器不支持SPA的话;

§ 如果不使用Microsoft Excahnge Server的帐号,在切换Outlook文件夹的时候会感觉到性能下降;

§ 如果不使用Microsoft Exchange Server帐号,自动存档可能不能使用。

解决方法是将KB2412171更新删除。

进去控制面板>程序>程序和功能>已安装更新,对此更新卸载。

卸载完成后,一切恢复正常。

Outlook 2007 archiving error

During the archiving processing, an error happens, saying,

Error while archiving folder "shull" in store "Personal Folders". A folder by this name already exists.

which can be found in the archive log item in the Deleted Items folder.

After examining carefully, I found in the archiving folder, there is a folder named Shull already existing but in a difference case. Change the “shull” folder name in the personal folder to “Shull”, start archiving again. The problem gets solved.

It seems that the folder name in the Outlook 2007 is case-sensitive. In the archiving process, the program intends to create a folder name “shull” in the archiving file. However, the folder creation is case-insensitive. When it found that there was already a folder name “Shull”, it stopped and subsequently an error threw out.

Outlook 2007 搜索不管用

Outlook 2007 instant search (即时搜索?) 不管用了,比如找联系人,总是返回没有结果。解决方法如下:

1.  tools > options> search options > indexing里,将全部的 files 打勾给去掉。

2. 关闭outook,大概等待5分钟,这时系统会将以前index的结果给删除掉。

3. 打开outlook,将全部的files 再勾打上。全部确定。耐心等待系统重新index,这过程大概需要10分钟以上。可以通过 tools> instant search > indexing status 查看状态,如果已经索引结束,全部是0,如果还有大于0的数字,说明索引进程还在进行。

在索引期间可以照常做其它工作,索引过程是用系统后台程序进行,可能系统会变得缓慢,这都是正常的。